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“완벽한 생산성 앱은 없는 걸까?” 당신이 모르던 노션의 세계를 알려준다

“완벽한 생산성 앱은 없는 걸까?” 당신이 모르던 노션의 세계를 알려준다

by 최기영 | 픗픗아카데미 대표

 

시작하기 전에

ㅍㅍㅅㅅ의 최기영 본부장이 ‘일 잘하는 조직의 노션 활용법’ 강의를 시작한 건 2019년 4월의 일이었습니다. 마이워크스페이스 양희영 대표님이 고기를 사주겠다고 꼬셔서(…) 시작되었죠. 모두가 우려했던 것과는 달리, 강연장은 꽉 찼습니다. 그만큼 노션이라는 새로운 도구에 대한 궁금증이 컸기 때문이겠죠.

픗픗아카데미의 노션 강의는 단순히 ‘노션을 어떻게 만져야 하는가’만 가르치지 않습니다. 이 노션으로 ‘어떻게 회사에서 일을 잘하는가’에 대해서 가르칩니다. 두 가지 관점이 포함되어 있죠.

  1. 일을 잘한다는 것은 무엇인가?
  2. 회사에서는 어떻게 이 도구를 활용해 일을 잘하게 만들 것인가?

오늘은 이 온라인 강의를 소개합니다. 총 8강으로 이루어진 강의 중 2강 ‘강사 소개 및 노션 개념 잡기’ 부분을 녹취 및 편집했습니다.


최기영 당신이 알아야 할 마지막 생산성 앱 ‘노션’ 끝장내기

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저는 최기영이라고 합니다. 지금 ㅍㅍㅅㅅ에서 전략, 운영, 아카데미를 담당하죠. 먼저 제 소개부터 드릴게요.

저는 삼성테크윈에서 첫 직장 생활을 시작했어요. 가스터빈엔진을 제어하는 소프트웨어 개발 업무를 담당했죠. 전체적인 품질을 높이는 게 목표였고, 그래서 태스크포스 팀을 구성해서 절차를 구성하는 업무를 진행했어요.

이 과정에서 중요하게 익힌 게 절차에 대한 개념이었어요. 이때 익힌 개념은 대학원에서 MBA를 따고 현대오토에버의 전략기획팀에서 QA를 담당하면서도 그대로 적용되었죠.

이 얘기를 드린 건, 제가 노션을 프로세스 관점에서 접근해서 기업의 업무 수행 방식과 접목했다는 말씀을 드리고 싶어서예요. 그래서 지금의 형태를 비교적 손쉽게 구성할 수 있었죠.

제 얘기를 쭉 드린 건, 제가 노션을 프로세스 관점에서 접근해서 기업의 업무 처리와 접목했기 때문이에요. 그래서 지금의 형태를 비교적 손쉽게 구성할 수 있었죠.

1. 왜 노션을 써야 하는가?

결국 우리가 이 자리에 모인 이유는 뭘까요? 왜 노션을 배우기 위해 여기에 참석했을까요? 일을 잘해보자는 거예요.

그러면 일을 잘한다는 건 무엇일까요? 저는 이렇게 정의해요. 약속한 수준의 결과물을 정해진 시간까지 전달하고 그만큼의 대가를 받는 거죠. 요소별로 뜯어보면 이래요.

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  • Quality: 원하는 것을 제대로 만들었는가?
  • Delivery: 제때 전달했는가?
  • Cost: 비용은 제대로 받았는가?

그렇다면 일을 잘하기 위해서는 어떻게 해야 할까요?

  • 우선 잘 적어야 합니다.
  • 잘 찾을 수 있어야 해요.
  • 우선순위를 매겨 일정을 할당해야 해요.
  • 마지막으로 업무를 공유해야 합니다.

물론 일 잘하는 법을 이렇게 줄글로 쓰는 건 쉬워도 구성원 전체가 공유하기는 쉽지 않죠. 그래서 사람들은 업무에 적용할 수 있는 방법론을 만들기 시작했습니다. 개발 쪽에서는 애자일, 디자인씽킹, 칸반을 만들었고, 소프트웨어 회사에서는 쉐어포인트, 에버노트, 트렐로 등의 도구를 만들어서 배포하기 시작했죠.

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노션은 최근 들어 등장한 후발 주자입니다. 후발 주자임에도 다른 것들을 거뜬히 대체해 나가기 시작했죠. 어떤 점이 노션을 유력한 대체재로 만든 걸까요?

2. ㅍㅍㅅㅅ, 생산성 도구의 역사

일단 우리 회사에서 쓴 생산성 도구의 역사를 말씀드릴게요. 노션 이전에 써본 생산성 도구만 총 3개예요.

첫 번째는 다들 아시는 트렐로예요. 트렐로를 써본 사람들의 공통점이, 잘 쓰다가도 안 쓰게 된다는 거죠.

두 번째로 이런 걸 만들었어요. 화이트보드에 칸 만들어서 포스트잇에 업무 쓰고 옮기는 방식이었죠. 그냥 아날로그 스타일로 만든 트렐로에 가까워요. 하지만 예상하시는 것처럼 이것도 오래 못 갔습니다. 왜일까요? 일일이 옮기기 귀찮아서였죠.

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세 번째로, 작년에 테스크월드를 도입했어요. 이건 꽤 괜찮았어요. 칸반 형태를 채택해서 일의 단계를 옆으로 옮기며 진척을 표시하게끔 도와주는 툴인데, 여기에 단트 차트 기능까지 커버되는 툴이었어요. 그래서 이거다, 했는데…

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결국 안 쓰게 되었습니다. 이건 툴 자체의 성능 문제였어요. 모바일 지원이 되지 않았고, 거기에 메신저까지 붙어 있어서 짜증 날 정도로 헤비했죠. 결국 우리는 개개인이 수첩에 업무를 적는 초기의 초기 단계로 돌아갔습니다(…)

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괜히 안종범이 수첩을 애용한 게 아니라는 깨달음만 얻은 채(…)

그런데 작년 말 노션을 처음 접했어요. 이건 성공적으로 도입할 수 있었고, 현재 1년 가까이 전 구성원이 활용합니다. 노션은 이 단점을 어떻게 극복한 걸까요? 아니, 이 질문을 하기 전에 먼저 물어야 할 것이 있습니다. 예전의 툴은 왜 도움이 안 됐고, 왜 버려졌던 걸까요?

  1. 툴이 기존 업무 수행 방식과 안 맞음: 업무는 천차만별인데 툴은 형태가 정해져 있어요. 만약 그 툴이 아이폰처럼 그대로 쓰기만 해도 좋을 정도로 대단한 툴이라면 괜찮겠죠. 하지만 그 정도로 강력한 툴은 찾기 어렵습니다. 우리 회사에서 트렐로와 아날로그 트렐로가 사용 중단된 가장 큰 이유죠.
  2. 마음대로 바꾸기 어려움
  3. 쓰기 어려움: 물론 이걸 읽고 계신 분들은 다 어느 정도 쓰실 수 있을 거예요. 하지만 구성원이 조금만 많아져도, 툴이 조금만 복잡해져도 못 씁니다. 개인 기호 차원이든, 연령 차원이든 적응하기 힘들어해요.
  4. 새로운 것에 대한 저항
  5. 세팅 후 사용/관리 미흡: 이게 은근히 큽니다. 사람들이 잘 안 쓰려고 해요. 내가 하던 게 더 편하거든요. 그래서 이런 걸 도입하고 적용하려는 사람들은 크게 두 부류로 나뉘어요. 얼리어답터나 회사 대표죠.

그렇다면 어떻게 툴을 성공시킬 수 있을까요? 1:1로 대답해 보겠습니다.

  1. 툴이 기존 업무 수행 방식과 안 맞음 → 업무 수행 방식을 바꾸어야 합니다. 이 과정을 업무 혁신, 업무 개선이라고도 부르죠.
  2. 마음대로 바꾸기 어려움 → 회사에 맞게 툴을 고쳐야 해요. 이를 커스터마이징이라고 부르죠. 참고로 1, 2 두 가지로 먹고 사는 회사들이 컨설팅 회사입니다.
  3. 쓰기 어려움 → 그러니 쉽고 직관적인 툴을 골라야 합니다. UI/UX 잘 갖춰진 툴을 고르면 되겠죠.
  4. 새로운 것에 대한 저항 → 강제로 시켜야 합니다. 어떻게든 시스템화해야죠. 대표적인 것으로는 개인의 증빙 처리, 영수증 처리는 여기에다 적지 않으면 돈을 주지 않겠다고 하는 게 있겠죠. 참고로 우리 회사가 이 방법을 채택했습니다(…)
  5. 세팅 후 사용/관리 미흡→ 지속적으로 사용을 북돋워야 합니다. 이 부분은 개개인의 일하는 습관 개선으로 가능하죠.

노션은 3번과 5번에서 굉장히 강력한 기능을 발휘하는 툴입니다. 쓰기 쉽고, 한번 사용하기 시작하면 지속적으로 사용하기 쉬워요. 노션이 커스터마이징이나 UI/UX가 편할 수밖에 없는 이유가 있습니다. 정보를 잘 다루기 때문이에요. 정보를 잘 생각해 보면 크게 4가지로 구성되어 있습니다.

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정보의 전달 방식이라는 것은 글+이미지, 온라인으로 올라가면 외부 링크+영상 형태로 구성돼요. 어지간한 정보는 다 이 안에서 커버됩니다.

보통의 툴은 이 조합이 유연하지 않아요. 일례로 트렐로가 잘 안 된 이유도 이 조합이 딱 정해져 있어서였죠. 조합이 정해져 있으면 조합에 맞춰서 쓸 수밖에 없고, 이 과정에서 큰 갈등과 귀찮음과 도태가 시작돼요.

그런데 노션은 이것들을 잘게 쪼개서 사용자가 마음대로 갖다붙일 수 있어요. 자기가 필요한 모든 요소를 갖다 붙일 수 있는 거예요. 말하자면 레고 같은 거죠. 블록들이 있어요. 이 블록들에는 우리가 관리하고자 하는 글, 그림, 숫자를 마음대로 집어넣었다 뺄 수 있어요. 이렇게 조합된 블록을 원하는 대로 쌓아 올리는 것도 가능하죠. 말 그대로 원하는 방식으로, 원하는 것만 공유할 수 있는 거예요.

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Note, Knowledge Base, Task, Spreadsheet. 업무에 필수적인 기능을 제공한다.

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구글 닥스, 에버노트, 깃헙, 드롭박스를 오가며 여기저기 쌓던 정보를 노션 한 군데에서 대체할 수 있다.

그래서 저는 노션이 기존의 것들을 더더욱 대체할 것이라 확신해요. 실제로 노션 본사 사람들도 2–3년 내 자신들이 다 씹어먹을 것이라 자신하더라고요.

3. 어떻게 적용해야 할까?: 실무 실습

노션의 가장 강력한 기능은 ‘프로퍼티(Property)’ 추가와 ‘멀티 뷰(Multi View)’ 부분이에요.

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  • 프로퍼티는 내가 쌓아 올린 블록에 내가 원하는 요소를 마구 집어넣었다 뺄 수 있는 기능을 말해요. 일정, 담당자, 중간 납기일, 마일스톤, 산출물, 원하는 수준의 결과물, 상태, 시작점 등을 지정할 수 있다는 이야기죠.
  • 멀티 뷰는 담당자마다 다르게 볼 수 있는 기능이에요. 업무를 다 집어넣고 나면, 사람에 따라서 누구는 이걸 다 봐야 하고 누구는 요만큼만 봐도 되는 경우가 생겨요. 예를 들어 어떤 사람이 영업해서 과제를 따왔을 경우, 개발자는 수행해야 하는 과제 부분만 확인해도 되죠. 수금자는 돈이 들어오고 나가는 것만 확인해도 돼요. 노션의 멀티 뷰 기능은 각자 원하는 것만 보도록 다른 뷰로 쪼개서 볼 수 있는 기능을 말해요.

다시 정리해볼게요. 노션에서는 하나의 항목에 다양한 정보를 추가할 수 있어요. 텍스트, 이미지, 테이블, 링크, 비디오를 하나의 웹 페이지 안에서 다양하게 조합할 수 있죠. 그것을 그걸 여러 기준에 따라 정돈할 수 있고요. 이게 노션에서 가장 강력한 기능 2가지입니다.

그러면 이것들을 어디에서 어떻게 써먹어야 할까요? 실습을 통해 알아보겠습니다. (후략)


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image-1111112019년 3월부터 열린 최기영 님의 노션 강의는 국내 최초/최다/조직에 맞춘 노션 정기 강의입니다. 누적 수강생 800여 명, 만족도 평균 4.5를 넘는 픗픗의 오리지널 강의이기도 합니다.

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✅ 나는 Tool을 써보려 했지만, 늘 실패했다
✅ 나는 생산성이라는게 대체 뭔지 모르겠다
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✅ 나는 우리 조직에도 노션을 적용시키고 싶다
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💁🏻 커리큘럼

  1. 노션 개념 잡기
  2. 데모(시연)과 실습 1
    1. 페이지 제작 실습
  3. 데모(시연)과 실습 2
    1. 실제 업무 활용 사례 (주간 업무)
  4. 데모(시연)과 실습 3
    1. 실습 피드백과 노션의 다양한 활용 예시
  5. 고급기능 1
    1. 데이터를 연결하고 끌어오자 Realtion / Roll-up
  6. 고급기능 2
    1. 수식(Formula, 어디까지 되나?
  7. 15년차 일잘러가 알려주는 꿀팁

 

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