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“완벽한 생산성 앱은 없는 걸까?” 당신이 모르던 노션의 세계를 알려준다

by 최기영 | 픗픗아카데미 대표

시작하기 전에

ㅍㅍㅅㅅ의 최기영 본부장이 ‘일 잘하는 조직의 노션 활용법’ 강의를 시작한 건 2019년 4월의 일이었습니다. 마이워크스페이스 양희영 대표님이 고기를 사주겠다고 꼬셔서(…) 시작되었죠. 모두가 우려했던 것과는 달리, 강연장은 꽉 찼습니다. 그만큼 노션이라는 새로운 도구에 대한 궁금증이 컸기 때문이겠죠.

픗픗아카데미의 노션 강의는 단순히 ‘노션을 어떻게 만져야 하는가’만 가르치지 않습니다. 이 노션으로 ‘어떻게 회사에서 일을 잘하는가’에 대해서 가르칩니다. 두 가지 관점이 포함되어 있죠.

일을 잘한다는 것은 무엇인가?
회사에서는 어떻게 이 도구를 활용해 일을 잘하게 만들 것인가?

오늘은 이 온라인 강의를 소개합니다. 총 8강으로 이루어진 강의 중 2강 ‘강사 소개 및 노션 개념 잡기’ 부분을 녹취 및 편집했습니다.

최기영 당신이 알아야 할 마지막 생산성 앱 ‘노션’ 끝장내기

저는 최기영이라고 합니다. 지금 ㅍㅍㅅㅅ에서 전략, 운영, 아카데미를 담당하죠. 먼저 제 소개부터 드릴게요.

저는 삼성테크윈에서 첫 직장 생활을 시작했어요. 가스터빈엔진을 제어하는 소프트웨어 개발 업무를 담당했죠. 전체적인 품질을 높이는 게 목표였고, 그래서 태스크포스 팀을 구성해서 절차를 구성하는 업무를 진행했어요.

이 과정에서 중요하게 익힌 게 절차에 대한 개념이었어요. 이때 익힌 개념은 대학원에서 MBA를 따고 현대오토에버의 전략기획팀에서 QA를 담당하면서도 그대로 적용되었죠.

이 얘기를 드린 건, 제가 노션을 프로세스 관점에서 접근해서 기업의 업무 수행 방식과 접목했다는 말씀을 드리고 싶어서예요. 그래서 지금의 형태를 비교적 손쉽게 구성할 수 있었죠.

제 얘기를 쭉 드린 건, 제가 노션을 프로세스 관점에서 접근해서 기업의 업무 처리와 접목했기 때문이에요. 그래서 지금의 형태를 비교적 손쉽게 구성할 수 있었죠.

1. 왜 노션을 써야 하는가?

결국 우리가 이 자리에 모인 이유는 뭘까요? 왜 노션을 배우기 위해 여기에 참석했을까요? 일을 잘해보자는 거예요.

그러면 일을 잘한다는 건 무엇일까요? 저는 이렇게 정의해요. 약속한 수준의 결과물을 정해진 시간까지 전달하고 그만큼의 대가를 받는 거죠. 요소별로 뜯어보면 이래요.

Quality: 원하는 것을 제대로 만들었는가?
Delivery: 제때 전달했는가?
Cost: 비용은 제대로 받았는가?

그렇다면 일을 잘하기 위해서는 어떻게 해야 할까요?

우선 잘 적어야 합니다.
잘 찾을 수 있어야 해요.
우선순위를 매겨 일정을 할당해야 해요.
마지막으로 업무를 공유해야 합니다.

물론 일 잘하는 법을 이렇게 줄글로 쓰는 건 쉬워도 구성원 전체가 공유하기는 쉽지 않죠. 그래서 사람들은 업무에 적용할 수 있는 방법론을 만들기 시작했습니다. 개발 쪽에서는 애자일, 디자인씽킹, 칸반을 만들었고, 소프트웨어 회사에서는 쉐어포인트, 에버노트, 트렐로 등의 도구를 만들어서 배포하기 시작했죠.

노션은 최근 들어 등장한 후발 주자입니다. 후발 주자임에도 다른 것들을 거뜬히 대체해 나가기 시작했죠. 어떤 점이 노션을 유력한 대체재로 만든 걸까요?

2. ㅍㅍㅅㅅ, 생산성 도구의 역사

일단 우리 회사에서 쓴 생산성 도구의 역사를 말씀드릴게요. 노션 이전에 써본 생산성 도구만 총 3개예요.

첫 번째는 다들 아시는 트렐로예요. 트렐로를 써본 사람들의 공통점이, 잘 쓰다가도 안 쓰게 된다는 거죠.

두 번째로 이런 걸 만들었어요. 화이트보드에 칸 만들어서 포스트잇에 업무 쓰고 옮기는 방식이었죠. 그냥 아날로그 스타일로 만든 트렐로에 가까워요. 하지만 예상하시는 것처럼 이것도 오래 못 갔습니다. 왜일까요? 일일이 옮기기 귀찮아서였죠.

세 번째로, 작년에 테스크월드를 도입했어요. 이건 꽤 괜찮았어요. 칸반 형태를 채택해서 일의 단계를 옆으로 옮기며 진척을 표시하게끔 도와주는 툴인데, 여기에 단트 차트 기능까지 커버되는 툴이었어요. 그래서 이거다, 했는데…

결국 안 쓰게 되었습니다. 이건 툴 자체의 성능 문제였어요. 모바일 지원이 되지 않았고, 거기에 메신저까지 붙어 있어서 짜증 날 정도로 헤비했죠. 결국 우리는 개개인이 수첩에 업무를 적는 초기의 초기 단계로 돌아갔습니다(…)

괜히 안종범이 수첩을 애용한 게 아니라는 깨달음만 얻은 채(…)

그런데 작년 말 노션을 처음 접했어요. 이건 성공적으로 도입할 수 있었고, 현재 1년 가까이 전 구성원이 활용합니다. 노션은 이 단점을 어떻게 극복한 걸까요? 아니, 이 질문을 하기 전에 먼저 물어야 할 것이 있습니다. 예전의 툴은 왜 도움이 안 됐고, 왜 버려졌던 걸까요?

툴이 기존 업무 수행 방식과 안 맞음: 업무는 천차만별인데 툴은 형태가 정해져 있어요. 만약 그 툴이 아이폰처럼 그대로 쓰기만 해도 좋을 정도로 대단한 툴이라면 괜찮겠죠. 하지만 그 정도로 강력한 툴은 찾기 어렵습니다. 우리 회사에서 트렐로와 아날로그 트렐로가 사용 중단된 가장 큰 이유죠.
마음대로 바꾸기 어려움
쓰기 어려움: 물론 이걸 읽고 계신 분들은 다 어느 정도 쓰실 수 있을 거예요. 하지만 구성원이 조금만 많아져도, 툴이 조금만 복잡해져도 못 씁니다. 개인 기호 차원이든, 연령 차원이든 적응하기 힘들어해요.
새로운 것에 대한 저항
세팅 후 사용/관리 미흡: 이게 은근히 큽니다. 사람들이 잘 안 쓰려고 해요. 내가 하던 게 더 편하거든요. 그래서 이런 걸 도입하고 적용하려는 사람들은 크게 두 부류로 나뉘어요. 얼리어답터나 회사 대표죠.

그렇다면 어떻게 툴을 성공시킬 수 있을까요? 1:1로 대답해 보겠습니다.

툴이 기존 업무 수행 방식과 안 맞음 → 업무 수행 방식을 바꾸어야 합니다. 이 과정을 업무 혁신, 업무 개선이라고도 부르죠.
마음대로 바꾸기 어려움 → 회사에 맞게 툴을 고쳐야 해요. 이를 커스터마이징이라고 부르죠. 참고로 1, 2 두 가지로 먹고 사는 회사들이 컨설팅 회사입니다.
쓰기 어려움 → 그러니 쉽고 직관적인 툴을 골라야 합니다. UI/UX 잘 갖춰진 툴을 고르면 되겠죠.
새로운 것에 대한 저항 → 강제로 시켜야 합니다. 어떻게든 시스템화해야죠. 대표적인 것으로는 개인의 증빙 처리, 영수증 처리는 여기에다 적지 않으면 돈을 주지 않겠다고 하는 게 있겠죠. 참고로 우리 회사가 이 방법을 채택했습니다(…)
세팅 후 사용/관리 미흡→ 지속적으로 사용을 북돋워야 합니다. 이 부분은 개개인의 일하는 습관 개선으로 가능하죠.

노션은 3번과 5번에서 굉장히 강력한 기능을 발휘하는 툴입니다. 쓰기 쉽고, 한번 사용하기 시작하면 지속적으로 사용하기 쉬워요. 노션이 커스터마이징이나 UI/UX가 편할 수밖에 없는 이유가 있습니다. 정보를 잘 다루기 때문이에요. 정보를 잘 생각해 보면 크게 4가지로 구성되어 있습니다.

정보의 전달 방식이라는 것은 글+이미지, 온라인으로 올라가면 외부 링크+영상 형태로 구성돼요. 어지간한 정보는 다 이 안에서 커버됩니다.

보통의 툴은 이 조합이 유연하지 않아요. 일례로 트렐로가 잘 안 된 이유도 이 조합이 딱 정해져 있어서였죠. 조합이 정해져 있으면 조합에 맞춰서 쓸 수밖에 없고, 이 과정에서 큰 갈등과 귀찮음과 도태가 시작돼요.

그런데 노션은 이것들을 잘게 쪼개서 사용자가 마음대로 갖다붙일 수 있어요. 자기가 필요한 모든 요소를 갖다 붙일 수 있는 거예요. 말하자면 레고 같은 거죠. 블록들이 있어요. 이 블록들에는 우리가 관리하고자 하는 글, 그림, 숫자를 마음대로 집어넣었다 뺄 수 있어요. 이렇게 조합된 블록을 원하는 대로 쌓아 올리는 것도 가능하죠. 말 그대로 원하는 방식으로, 원하는 것만 공유할 수 있는 거예요.

Note, Knowledge Base, Task, Spreadsheet. 업무에 필수적인 기능을 제공한다.

구글 닥스, 에버노트, 깃헙, 드롭박스를 오가며 여기저기 쌓던 정보를 노션 한 군데에서 대체할 수 있다.

그래서 저는 노션이 기존의 것들을 더더욱 대체할 것이라 확신해요. 실제로 노션 본사 사람들도 2–3년 내 자신들이 다 씹어먹을 것이라 자신하더라고요.

3. 어떻게 적용해야 할까?: 실무 실습

노션의 가장 강력한 기능은 ‘프로퍼티(Property)’ 추가와 ‘멀티 뷰(Multi View)’ 부분이에요.

프로퍼티는 내가 쌓아 올린 블록에 내가 원하는 요소를 마구 집어넣었다 뺄 수 있는 기능을 말해요. 일정, 담당자, 중간 납기일, 마일스톤, 산출물, 원하는 수준의 결과물, 상태, 시작점 등을 지정할 수 있다는 이야기죠.
멀티 뷰는 담당자마다 다르게 볼 수 있는 기능이에요. 업무를 다 집어넣고 나면, 사람에 따라서 누구는 이걸 다 봐야 하고 누구는 요만큼만 봐도 되는 경우가 생겨요. 예를 들어 어떤 사람이 영업해서 과제를 따왔을 경우, 개발자는 수행해야 하는 과제 부분만 확인해도 되죠. 수금자는 돈이 들어오고 나가는 것만 확인해도 돼요. 노션의 멀티 뷰 기능은 각자 원하는 것만 보도록 다른 뷰로 쪼개서 볼 수 있는 기능을 말해요.

다시 정리해볼게요. 노션에서는 하나의 항목에 다양한 정보를 추가할 수 있어요. 텍스트, 이미지, 테이블, 링크, 비디오를 하나의 웹 페이지 안에서 다양하게 조합할 수 있죠. 그것을 그걸 여러 기준에 따라 정돈할 수 있고요. 이게 노션에서 가장 강력한 기능 2가지입니다.

그러면 이것들을 어디에서 어떻게 써먹어야 할까요? 실습을 통해 알아보겠습니다. (후략)